Sorgenia
cerca
Accedi accedi

Smart working: cosa rimarrà dopo l'emergenza?

  1. Home
  2. What's next
  3. Smart working: cosa rimarrà dopo l'emergenza?

Corso (Polimi): “Lo smart working sta aiutando le aziende ad assorbire l’impatto del Coronavirus, ma aumenta la consapevolezza che dovrebbe essere attuato nella gestione ordinaria”

In Italia sono 570mila i cosiddetti smart worker e prevalentemente lavorano in grandi aziende. Ma la maggior parte di noi, probabilmente ne ignorava l’esistenza. Sono state le recenti misure urgenti del Presidente del Consiglio dei Ministri ad accendere i riflettori, forse per la prima volta in modo così ampio, sullo smart working.
Da un punto di vista normativo, infatti, il decreto attuativo del 23 febbraio 2020 n.6, nell’ambito del contenimento e la gestione dell'emergenza epidemiologica da COVID-19 (coronavirus), ha favorito l'adozione dello smart working, invitando i datori di lavoro ad applicare il lavoro agile, per tutta la durata dello stato di emergenza, a ogni rapporto di lavoro subordinato, anche in assenza di accordi individuali con il dipendente.
La risposta è stata molto positiva: sono state tantissime le aziende che in tutta Italia hanno facilitato il lavoro agile al fine di ridurre al minimo situazioni di rischio e così limitare le possibilità di contagio.

Ma la gestione straordinaria dettata da una situazione di necessità ed emergenza è cosa diversa dall’attuazione sistemica dello smart working. Abbiamo fatto il punto sul tema con Mariano Corso, docente del Politecnico di Milano e Responsabile Scientifico degli Osservatori Smart Working e Cloud Transformation, partendo da un assunto di base; lo smart working implica un percorso di trasformazione dell’organizzazione e della modalità di vivere il lavoro da parte di persone e aziende e si fonda su quattro capisaldi:

  1. revisione della cultura organizzativa,
  2. flessibilità rispetto a orari e luoghi di lavoro,
  3. dotazione tecnologica,
  4. riorganizzazione degli spazi fisici.

mariano-corso.jpg

Mariano Corso, docente del Politecnico di Milano e Responsabile Scientifico degli Osservatori Smart Working e Cloud Transformation. Foto: Adnkronos

Professor Corso, iniziamo dal capire in cosa consiste lo smart working e cosa cambia per un’azienda e un lavoratore

Lo smart working è un modello organizzativo che consente alle aziende e ai lavoratori dipendenti di fare un accordo di natura individuale, libero e reversibile, sulla base del quale a fronte di una maggiore autonomia, il lavoratore si impegna a misurarsi e farsi misurare responsabilmente sui risultati raggiunti.
Dunque anche una nuova filosofia manageriale fondata sulla restituzione alle persone di flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti da utilizzare a fronte di una maggiore responsabilizzazione.

Il significato di smart working non si riduce quindi al lavoro da remoto - non è ‘lavorare da casa’, termine che peraltro non compare neanche nella legge sullo smart working – né al lavoro flessibile, diffuso in Europa ma che richiama piuttosto la garanzia di pari opportunità, ma è la possibilità di scegliere: il lavoratore, anche se dipendente, non è più vincolato a orari (quelli di ufficio) e spazi definiti (ad esempio la sede aziendale) ma sceglie quali siano gli orari e spazi migliori per raggiungere dei buoni risultati. E lo fa perché contemporaneamente questo gli consente di avere un beneficio dal punto di vista personale.

A proposito di benefici, quali sono in concreto i pro dello smart working?

I benefici sono innumerevoli per l’azienda, per il lavoratore e per la società. Per l’azienda perché lo smart working consente di migliorare la produttività – abbiamo registrato miglioramenti a livello di produttività aziendale di oltre il 15% - di diminuire i costi, soprattutto di gestione degli spazi: spesso le imprese che hanno attuato in modo sostanziale e diffuso lo smart working hanno ridotto gli spazi del 30%-50% e contemporaneamente li hanno riorganizzati funzionalmente. In più si riducono assenteismo e assenze per malattia, e migliora l’attrattività dell’azienda anche in termini di talenti.
Per il lavoratore i benefici sono legati ad una migliore conciliazione dei tempi di vita e lavoro, riduzione dei costi (ad esempio di spostamento), risparmio di tempo e un generale aumento della soddisfazione: ogni anno abbiamo un campione rappresentativo di lavoratori su cui monitoriamo l’impatto dello smart working a livello di engagement e soddisfazione; in entrambi i casi il dato è sempre superiore agli omologhi lavoratori che non hanno accesso a questa modalità di lavoro.
Per quanto riguarda la società, oltre ad una evidente diminuzione dell’inquinamento e della congestione del traffico, lo smart working ‘allena’ in tempi normali a rispondere positivamente anche nelle emergenze (ad esempio lo smart working è stato utilizzato moltissimo a Genova durante il crollo del ponte Morandi).

Ma è proprio la produttività che è spesso messa in discussione. “La velocità e la qualità del lavoro sono sacrificati quando si lavora da casa”, è una frase che dipendenti e collaboratori sentono dirsi spesso. Ma è davvero così?

Sono dubbi leciti; in tempi “normali” infatti si procede sperimentando, cercando di capire quali attività possano essere svolte anche, o meglio, fuori dai tempi e dai luoghi dell’ufficio.
Tuttavia, essendo lo smart working un accordo volontario e reversibile, se fatto nel modo giusto è assai difficile che la prestazione possa diminuire, oppure che il lavoratore possa star peggio: se non si migliorano le prestazioni, l’azienda, il datore di lavoro, il singolo capo può non consentire di lavorare da remoto; viceversa se il lavoro da remoto non dà vantaggi al lavoratore, quest’ultimo può tranquillamente scegliere di non praticarlo, magari pur esistendo un accordo sosttoscritto tra le parti. Ed è quello che, abbiamo avuto modo di verificare, accade per la maggior parte delle volte. Le aziende cioè fissano un tetto massimo in numero di giornate in cui è possibile lavorare da altri luoghi e in altri orari, ma non è detto che tutti i lavoratori se ne avvalgano o ne usufruiscano interamente, magari ottenendo in cambio qualche flessibilità in più sugli orari.

uomo-ufficio-in-casa.jpg

Lei ha parlato di smart working come occasione di cambiamento della cultura organizzativa verso una “result based organization”: può spiegarci meglio cosa significa?

Il tema dello smart working non è lavorare da remoto ma consentire ai lavoratori di scegliere dove lavorare e poi misurare i risultati. La domanda vera, quindi, non è capire se si può fare da casa tutto quello che si faceva dall’ufficio, che è una domanda a cui si può rispondere in questo momento contingente; la domanda che dovremmo porci è invece questa: dando maggiore discrezionalità al lavoratore, quali attività nell’ambito del totale di quelle che compongono un certo lavoro, possono essere fatte meglio in luoghi e tempi diversi rispetto a quelli dell’ufficio?

Il punto da cui partire è, quindi, migliorare la cultura organizzativa. E l’Italia è ancora indietro da questo punto di vista. Lo smart working è stata una scossa fortissima, una delle più grandi innovazioni dal punto di vista dei modelli dell’organizzazione del lavoro. Di fatto introducendo lo smart working, le aziende hanno dato uno stimolo positivo a migliorare sia i comportamenti delle persone in termini di responsabilizzazione ed orientamento ai risultati, sia soprattutto la qualità manageriale: lo smart working, infatti, allena i capi a lavorare per obiettivi, pianificare, misurare risultati, dare il feedback: tutte cose che sono importanti non per fare smart working ma perché così si lavora bene. E ha funzionato, tanto che oggi due grandi aziende su tre in Italia lo prevedono e si è registrato un forte incremento anche nella Pubblica Amministrazione.

Qual è la situazione oggi in Italia?

I numeri sono cresciuti molto in questi 10 anni. Sono 570mila gli smart worker in Italia nel 2019 (+20% rispetto al 2018) e sono persone più motivate e soddisfatte della relazione con i propri capi e colleghi rispetto agli altri lavoratori.
Molti di loro lavorano nelle grandi imprese che, anche a seguito della legge del 2017, hanno progressivamente introdotto delle sperimentazioni sullo smart working.
Nell’ultimo anno c’è stato anche un fortissimo aumento nel settore pubblico: le PA hanno raddoppiato i progetti strutturati di smart working (passando dall’8% al 16%), il 7% ha attivato iniziative informali (l’1% del 2018), il 6% le avvierà nei prossimi dodici mesi.
In realtà già la Direttiva n. 3/2017 si era mossa in questo senso, avendo come obiettivo l’introduzione dello smart working nella PA: entro 3 anni, in ogni amministrazione, fino al 10% dei lavoratori pubblici che lo richiede si potrà avvalere delle nuove modalità di lavoro agile, mantenendo inalterate le opportunità di crescita e di carriera.
Nelle PMI, invece, è rimasto molto più sconosciuto e non applicato per tutta una serie di motivi.

E cosa è cambiato nell’emergenza Coronavirus con le misure attuate dal Governo per facilitare il lavoro agile?

Questa emergenza è stato un test che ci ha fatto fare un salto in avanti. Oggi non possiamo chiamare smart working quello che si sta facendo: è piuttosto la risposta a una situazione di emergenza nell’ottica di non fermare l’attività e salvare la produttività. Rispetto a questa necessità c’è stata una polarizzazione.
Da una parte ci sono le imprese che già avevano introdotto lo smart working, per cui le persone magari ne fruivano solo saltuariamente, ma erano già abituate a lavorare da remoto e soprattutto ad un certo modo di lavorare; i team e capi avevano imparato a programmare le attività in modo da consentire il lavoro per obiettivi, avevano già acquisito gli strumenti culturali e tecnologici.
Con l’emergenza queste aziende hanno dovuto estendere moltissimo il lavoro da remoto, ma tutto sommato le persone erano allenate e hanno assorbito questa esigenza senza scossoni. La risposta è stata quindi molto positiva. Alcune aziende hanno addirittura aumentato la produttività perché le persone erano pronte, i sistemi tecnologici e i modelli organizzativi erano pronti. In questo caso è difficile si torni indietro perché è stato evidente il valore dell’investimento fatto: andando ben al di là dei precedenti standard, si è scoperto che moltissime attività possono essere fatte da remoto (ad esempio le moltissime riunioni che oggi vengono svolte in videoconferenza), al tempo stesso molte più persone hanno imparato a svolgere un numero maggiore di attività con strumenti tecnologici e da remoto.
Questo ha fatto fare salto quantico di esperienza, tanto da far dire: 'mai più indietro'.

Esiste un’altra faccia della medaglia, vale a dire tutte quelle aziende che non avevano introdotto lo smart working non perché non potessero farlo in teoria ma perché non c’era la cultura organizzativa, non c’era stata la voglia di investire e dematerializzare determinati processi, non c’era la cultura dei capi e la fiducia necessaria.
Queste aziende hanno dovuto per necessità ricorrere al lavoro da remoto, moltissimi hanno invece facilitato le ferie e permessi, così bloccando la produttività. Di fatto si sono scoperte fragili: chiudendo la sede non sono in grado di operare.
Anche in questo caso però si è fatto un salto quantico, ma di consapevolezza. Si sono resi conto che tante cose si sarebbero potute fare da remoto da ben prima se se ne fossero accorti per tempo.

Ha parlato dell’importanza che ha il manager in questo processo. Quali caratteristiche dovrebbe avere idealmente per essere leader di un team da remoto?

Il Manager del futuro per essere leader, per portare valore aggiunto, deve avere quattro caratteristiche che io associo a delle metafore:

  • Architetto di significato - deve cioè essere in grado di costruire il senso di appartenenza e di riferimento a degli obiettivi comuni in un team, indipendentemente dalla compresenza fisica, è il legame che tiene le persone insieme.
  • Personal trainer – deve essere capace di comprendere le esigenze e le potenzialità del singolo per fare empowerment su ciascuno affinché migliori le proprie prestazioni: come il personal trainer ha un rapporto con l’atleta 1:1 contrariamente all’allenatore di una squadra, lo smart working segna la fine del rapporto omologante di un’azienda con tutti i dipendenti.
  • Broker di flessibilità - non concede o chiede flessibilità, ma la scambia. Deve essere capace di ascoltare e comprendere la situazione del singolo lavoratore per scambiare flessibilità: dare autonomia, fiducia chiedendo anche tanto alle persone, ma costruendo nella modalità di lavoro un abito su misura.
  • Orchestratore di diversità – deve essere una persona in grado di stare vicino a ciascuno dei collaboratori, di capirne esigenze e caratteristiche specifiche. E in questo modo creare un team che funzioni: quando le persone stanno bene, si sentono apprezzate e che il capo ha fiducia in loro sono più ingaggiate, si mettono più in discussione, trovano modo di reagire a quelle che sono le esigenze organizzative e l’azienda riesce ad essere più forte. Questo è il vero smart working.

Secondo lei, cosa rimarrà culturalmente dopo il coronavirus sullo smart working? Quest'emergenza servirà per superare certe barriere culturali?

È diventato evidente che non è solo un fatto di modernità, buone pratiche, conciliazione con il lavoratore ma è proprio una questione di sopravvivenza. Le aziende che non riescono ad essere resilienti dal punto di vista del digitale e di questo modello organizzativo, oggi non sono affidabili: non c’è dubbio che ci sarà un cambiamento culturale, quanto meno una crescita di consapevolezza. C’è nelle imprese come c’è nelle scuole: tante attività possono essere fatte in e-learning oggi.
Ma sono ragionevolmente sicuro che il salto che c’è stato in termini di consapevolezza verrà tradotto anche in maggiore competenza ad usare gli strumenti, come di fatto sta avvenendo. Basti pensare a gran parte dei docenti che si sta cimentando nel dare lezioni in e-learning da un giorno all’altro, rivedendo il processo didattico e usando ‘nuove’ tecnologie.

Ma ripeto, non bisognava aspettare l’emergenza: occorre sfruttare il potenziale del digitale per avere maggiore sicurezza.