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Smart working, i migliori tool per lavorare da remoto

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Con l’emergenza Coronavirus gran parte degli italiani hanno trasferito a casa le loro postazioni. Ecco gli strumenti gratuiti per gestire al meglio la situazione

Lavorare bene da casa è anche una questione di strumenti. Se di smart working fino a poche settimane fa si sentiva parlare più come una curiosità che come una vera e propria modalità di lavoro, lo scenario è improvvisamente cambiato con l’emergenza Coronavirus che ha travolto il Paese, e ha costretto una gran parte degli italiani a lavorare da casa per non esporsi e non esporre gli altri a eventuali contagi. E lo smart working, nelle sue diverse accezioni, si è diffuso rapidamente e continuerà a essere una delle modalità di lavoro prevalenti almeno finché non ci saremo lasciati alle spalle l’emergenza. Probabilmente questa “sperimentazione di massa” lascerà poi degli strascichi positivi per il futuro, sdoganando lo smart working come una delle possibilità migliori per il  work-life balance. L’unico scoglio da superare nel frattempo è quello di saper scegliere strumenti che garantiscano le migliori performance a seconda delle attività che si svolgono e non rappresentino un rischio per i dati aziendali.  

BOOM DI DOWNLOAD PER LE APP DI VIDEOCHIAMATA

Nell’emergenza, intanto, stiamo assistendo a un boom di download per le applicazioni che consentono le videochiamate, e che sono strumenti utili sia per mantenere i contatti a distanza con i propri cari sia per coordinarsi con i propri colleghi. Nell’ultima settimana infatti in cima alle app più scaricate da GooglePlay ci sono “Zoom Cloud meetings”, “Hangouts meet” e “houseparty”, tutti servizi per le videochiamate di gruppo. 

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I NUMERI DELLO SMART WORKING IN ITALIA

Prima che esplodesse l’emergenza in Italia lo smart working era un fenomeno che iniziava ad affacciarsi molto timidamente nel nostro Paese, come testimoniano le statistiche di Eurostat,  secondo cui l’Italia si attestava all’ultimo posto in Europa con soltanto 354mila lavoratori dipendenti che praticavano il lavoro agile: meno del 2% dei "lavoratori agili” potenziali su un totale di 8 milioni e 360mila. La media europea è infatti dell’11,6% (dati 2018), divisa tra chi faceva smart working saltuariamente - l’8,7% -  e chi stabilmente, pari al 2,9%. A guidare il gruppo sono i Paesi del Nord Europa come la Svezia e l’Olanda (31%), l’Islanda e il Lussemburgo (27%), la Danimarca e la Finlandia (25%). 

I VANTAGGI DELLO SMART WORKING

A calcolare quale può essere il vantaggio economico che verrebbe a un’azienda di almeno 100 dipendenti che si organizzi con tre giorni di smart working al mese per ogni lavoratore è Variazioni, società specializzata in work-life balance e change management. Il risultato nel caso specifico sarebbe di oltre 200mila euro l’anno tra buoni pasto, indennità di trasferta e altro, senza ripercussioni sulla produttività. Il lavoratore dal canto proprio otterrebbe un guadagno economico approssimabile in media a 1.300 euro in un anno, ad esempio per i mancati costi dovuti agli spostamenti. E a questo si aggiungerebbero ovviamente anche i benefici per l’ambiente e la sostenibilità.

L’EMERGENZA E L’APPELLO DEL MINISTRO PISANO

Al di là dei benefici che derivano in generale dallo smart working, c’è da dire però che il lavoro agile è diventato una necessità con l’esplodere dell’emergenza coronavirus, per consentire alle aziende e ai professionisti di andare avanti con il lavoro senza essere costretti a interrompere l’attività. Proprio per questo Paola Pisano, ministro per l’Innovazione tecnologica e la digitalizzazione, ha lanciato un appello alla solidarietà rivolto alle aziende del tech, per mettere a disposizione gratuitamente alcuni servizi che agevolassero l’attività delle persone in quarantena o costrette a casa dai provvedimenti del Governo. Di seguito una panoramica degli strumenti che sono stati messi a disposizione di cittadini e dipendenti.

GOOGLE, IBM, CISCO ITALIA E MICROSOFT

È possibile accedere gratuitamente, tramite la G-Suite di Google, a una serie di funzionalità avanzate di Hangouts Meet, app per le videoconferenze, che sarà a disposizione ad esempio del mondo dell’istruzione e del no-profit fino al primo luglio del 2020. Si tratta di una soluzione che consente videochiamate fino a 250 partecipanti e lo streaming live fino a 100mila utenti. Gli eventi potranno anche essere registrati e salvati attraverso Google Drive.

Sempre per il lavoro da remoto è disponibile l’accesso gratuito a Cisco Webex Meetings, piattaforma che permette di organizzare riunioni, oltre che di comunicare con colleghi e clienti e condividere informazioni e documenti.

Volontari Ibm hanno inoltre dato la propria disponibilità ad affiancare gli utenti che volessero utilizzare la piattaforma. Anche Cisco ha messo a disposizione a titolo gratuito la propria consulenza per le aziende, con l’obiettivo di aiutarle a individuare volta per volta le soluzioni migliori.

Microsoft è scesa in campo rendendo disponibile gratuitamente Microsoft Teams, la piattaforma che permette di avere a disposizione tutti gli strumenti essenziali per il lavoro a distanza e la collaboration, dalle videoconferenze alla condivisione di file e all’archiviazione. Anche in questo caso i consulenti della casa di Redmond sono disponibili a dare gratuitamente il proprio aiuto alle aziende e ai professionisti che vogliano capire come svolgere al meglio il proprio lavoro da remoto.

DIGITAL360, CONNEXIA, JOINCONFERENCE

Per un primo orientamento nel mondo del lavoro agile Digital360 ha pubblicato e reso accessibile a tutti il proprio webinar “Smart Working ai tempi del Coronavirus: la testimonianza delle aziende e come trasformarlo in cambiamento reale”, insieme a due corsi in streaming:

  1. “Smart Working | Consigli pratici per abilitare il lavoro agile”, rivolto alla PA e disponibile sulla piattaforma Fpa digital school e imprese private;
  2. “Smart Working per l’emergenza Coronavirus” rivolto alle imprese e raggiungibile attraverso il sito 360digitalskill.it.

Dal canto suo Connexia ha deciso di consentire per due settimane l’utilizzo gratuito di Webex, senza ulteriori obblighi per chi richiederà di accedere al servizio anche via e-mail.
Nello stesso ambito, Joinconference consente ad aziende e professionisti l’accesso gratuito ai propri servizi di audio e videoconferenza.

TUTTE LE ALTRE POSSIBILITÀ

Tra le altre possibilità che rimarranno aperte e saranno accessibili gratuitamente per il periodo dell’emergenza coronavirus, ci sono infine anche quelle messe a disposizione da:

  • TeamSystem - Smart4Italy, suite di soluzioni digitali per la collaboration,
  • Sygma – per collegarsi da remoto al proprio computer o server in ufficio,
  • Go internet - con il prodotto Smart Working gratuito per un mese,
  • Uli-Utility Line Italia - piattaforma di webmeeting che conta su una rete virtuale privata criptata,
  • Multipartner - piattaforma multifunzionale di Secure Virtual Workspace,
  • Zucchetti - Kit digital workplace e smart working, una guida che fornisce gli strumenti fondamentali per il lavoro agile,
  • Kiber - Kiber 3 Field, soluzione web-based per la collaboration a distanza per i professionisti,
  • Valarea - piattaforma per lo smart working da qualsiasi dispositivo,
  • Centralino.eu - centralino in cloud con attivazione e canone gratuito fino al 30 aprile,
  • InfoCert - invio gratuito fino al 31 dicembre di comunicazioni e documenti via Pec,
  • Talent Garden - Antea, laboratorio digitale dedicato allo smart working.

Per accedere alla lista completa delle aziende che hanno aderito, consulta la pagina Solidarietà digitale dell’Agenzia per l’Italia Digitale.