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Smart working, le 10 “regole d’oro” per chi non l’ha mai fatto

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Lavorare da remoto non è così semplice, ma fatto nel modo migliore può portare benefici apprezzabili. Purché si rispettino alcune regole fondamentali

Niente traffico per andare al lavoro, più tempo da dedicare alla famiglia o alle proprie passioni, più ore di riposo e meno stress nei rapporti interpersonali, niente obbligo di giacca e cravatta o di make-up. I vantaggi dello smart working, soprattutto per chi non l’ha mai fatto, potrebbero inizialmente sembrare molto più grandi rispetto agli svantaggi. Ma perché sia davvero così è necessario essere preparati a questa nuova modalità di lavoro, e non rimanere vittime di alcuni tranelli in cui spesso è semplice cadere.

L’emergenza coronavirus sta già insegnando, soprattutto ai neofiti, che per affrontare con serenità lo smart working c’è bisogno di una buona capacità organizzativa, di strumenti adeguati, ma in primis di un sistema di regole che ognuno può scegliere tra le più adatte alla propria indole, ma che consentano di raggiungere i risultati che ci vengono chiesti e aiutino a non andare in confusione.

Con un’avvertenza supplementare: lavorare a casa quando le scuole sono chiuse, nel caso che si abbiano dei figli, significa dedicare molto impegno alla programmazione dei tempi e degli spazi, e crea qualche difficoltà in più rispetto alla modalità di lavoro da casa quando il resto della famiglia è sui banchi o in ufficio. Così anche gli smart worker più esperti potrebbero trovarsi disorientati in un contesto in cui la casa brulica di vita e di attività e magari si fa fatica a trovare uno strapuntino per lavorare in serenità e senza distrazioni. Ma vediamo quali sono le dieci regole d’oro che sarà bene seguire se si vuole rimanere produttivi e non stressarsi con lo smart working ai tempi del coronavirus.

1. ATTENZIONE ALLE CONNESSIONI E AI DISPOSITIVI

La prima regola per lavorare da casa rimanendo efficienti, può sembrare pleonastico, è poter contare su strumenti adeguati e soprattutto su una connessione Internet abbastanza performante per gli obiettivi che abbiamo. Vale per chi si trova a lavorare a casa da solo, ma vale a maggior ragione in tempi di coronavirus. Se infatti prendiamo come esempio una famiglia di quattro persone con due bambini o ragazzi in età scolare, dalla mattina probabilmente saranno necessari almeno quattro device connessi a internet, di cui probabilmente almeno due personal computer, e poi smartphone e tablet in numero variabile. Tutti questi dispositivi avranno probabilmente attivi collegamenti video per lezioni online in streaming e riunioni in videoconferenza. Ammesso che qualcuno, più libero, non stia occupando banda guardando video on demand per rilassarsi. Tutto questo è un carico che le nostre connessioni wi-fi domestiche non sono probabilmente abituate a sostenere, e non è detto che siano abbastanza performanti per rendere al meglio.

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2. ATTREZZARSI SUI DEVICE, GLI SPAZI E L’ERGONOMIA

Il primo passo - se continuiamo a seguire la nostra famiglia-tipo - sarà dunque quello di condividere i dispositivi disponibili in casa con il resto della famiglia, assegnando a ognuno quello più adatto alle rispettive esigenze di studio o di lavoro nell’arco della giornata. Allo stesso modo sarà importante considerare gli spazi a disposizione, e dividerli in modo che ognuno possa contare su una soluzione accettabile, per quanto la situazione sia d’emergenza. Questo vorrà dire anche fare attenzione all’ergonomia, perché a lungo andare lavorare su uno strapuntino di fortuna può creare problemi di salute, come i classici mal di schiena o le infiammazioni articolari dovute a posizioni sbagliate, che nella postazione in ufficio vengono scongiurate da tavoli e sedie a norma di legge. Da evitare ogni volta che è possibile, va da sé, la condivisione degli spazi tra chi sta facendo cose diverse: quindi lavorare sullo stesso tavolo su cui qualcun altro sta preparando il pranzo, o sullo stesso divano da cui qualcun altro sta guardando la nostra serie TV preferita. La divisione degli spazi all’interno della casa può essere un elemento decisivo per una buona convivenza e per raggiungere i propri obiettivi lavorativi.

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3. NON RIMANERE IN PIGIAMA

Il primo giorno può dare soddisfazione, ma a lungo andare porta all’abbrutimento. Così, a sentire gli smart worker più esperti, si finisce se interpretiamo lo smart working come un’occasione per rimanere in casa trasandati, ad esempio in pigiama o trascurando la buona pratica della doccia o della rasatura. Certo, lavorare da casa libera molti dall’obbligo di indossare giacca e cravatta o un tailleur, o da quello di curare la barba o il make-up. Ma se si scambia questa possibilità con il “lasciarsi andare” questo probabilmente porterebbe a un senso di insoddisfazione che a fine giornata potrebbe diventare difficile da sostenere. Così gli incalliti del lavoro a casa, o almeno la maggior parte, consigliano di vestirsi come se si dovesse incontrare qualcuno, magari privilegiando la comodità, ma avendo comunque cura di sé: si tratta di attenzioni che poi si rifletteranno in positivo anche sulla qualità del lavoro.

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4. ATTENZIONE ALLE ABITUDINI ALIMENTARI

Un’altra insidia che è sempre dietro l’angolo per lo smart worker è quella del frigo sempre a portata di mano. Proprio accanto al barattolo della nutella e alla macchinetta del caffè. Se il lavoro a volte può provocare stress o tensione, bisogna rifuggire dalla tentazione di scaricarle sul cibo e sulle merende fuori orario, come a volte succede quasi senza che ce ne accorgiamo. Sarà importante quindi darsi una regola e rispettarla attentamente. All’inizio è difficile, ma aiuta a tenere lontane frustrazioni e chili di troppo, oltre che problemi di salute. Per lo stesso motivo sarà bene rispettare orari regolari per i pasti, mantenendo delle abitudini precise giorno dopo giorno. Nel caso di un’intera famiglia tra le mura domestiche, poi, rimarrà fondamentale la divisione dei compiti, per evitare che qualcuno sia oberato di mansioni e altri siano più liberi.

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5. SEPARARE IL PIÙ POSSIBILE TEMPI PRIVATI DA QUELLI LAVORATIVI

C’è il lavoro da portare a termine. Ma c’è anche la lavatrice che aspetta di essere caricata. I letti da risistemare. La lampadina da sostituire. Il meccanico che aspetta per la revisione dell’auto. La spesa. Se si pensa di poter fare tutto questo e tutto insieme i risultati sicuri sono due: molto stress e pessimi risultati. Un delle regole auree dello smart working è quello di definire i tempi e di separarli. È vero che si può lavorare quando si preferisce durante l’arco della giornata, ma è vero anche che si deve decidere quando lavorare e quando pensare alla vita privata, dedicando a entrambi gli aspetti i tempi adeguati. Questo eviterà giornate interminabili e consentirà di capire qual è veramente il tempo necessario per raggiungere certi obiettivi. Una volta acquisita questa capacità, sarà più semplice pianificare la giornata ed evitare contrattempi.

6. ATTENZIONE ALLE DISTRAZIONI

Rimanere a casa vuol dire anche avere a portata di mano, oltre al già citato frigorifero, anche una serie di distrazioni che potrebbero potenzialmente renderci meno efficienti e meno razionali nell’utilizzo del tempo. Il rischio, per chi ha degli obiettivi precisi da raggiungere o dei risultati da conseguire, è che per arrivare a ottenerli sia necessario più tempo di quanto non ce ne vorrebbe se ci si fosse dedicati al lavoro con il massimo della concentrazione. Così indugiare troppo nelle telefonate che in ufficio non si ha mai tempo di fare, o farsi rapire dai social o dai quotidiani online, può avere un prezzo salato a fine giornata: prolungare il lavoro fino a dopo cena senza essersi resi conto del tempo perso per strada.

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È importante mantenere una routine quotidiana che separi il tempo dedicato al lavoro da quello dedicato a sé stessi, evitando distrazioni nel tempo dedicato alla produttività

7. MANTENERE UNA RETE SOCIALE

Se un po’ di lontananza dalla routine quotidiana e dai colleghi di ogni giorno può fare bene all’umore, smart working non vuol dire estraniarsi completamente dai rapporti sociali con il resto delle persone del nostro ambiente di lavoro. Anzi, questa rete deve essere mantenuta ed è importante non perdere la capacità di lavorare in team, utilizzando gli strumenti di collaboration che la tecnologia mette a disposizione. É importante poter contare su mezzi che consentano riunioni e videoconferenze, condivisione di documenti e di informazioni utili per rendere al meglio e non sprecare tempo e risorse. Si tratta di strumenti, da Microsoft team a Cisco Webex soltanto per citarne due tra i più diffusi, che sono a disposizione delle aziende e ampiamente personalizzabili a seconda delle singole esigenze. Sul mercato ci sono inoltre molti system integrator specializzati, che sono in grado di proporre alle singole realtà le soluzioni più adatte e contemporaneamente di formare il personale per un utilizzo ottimale di questo genere di risorse.

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8. NON CARICARSI DI TROPPE, O TROPPO POCHE, RESPONSABILITÀ

Smart working non vuol dire stare a casa e ogni tanto lavorare, e nemmeno farsi carico di tutto, prendere sulle proprie spalle ogni richiesta. Per rendere in maniera ottimale è importante avere ben chiari i propri obiettivi e saper pianificare in indipendenza i tempi e le modalità per raggiungerli seguendo le indicazioni dell’azienda. Lavorare forsennatamente 12 ore al giorno o “sparire” per intere giornate sono comportamenti sbagliati che non rispondono alla logica dello smart working e che prima o poi provocano problemi al lavoratore e all’azienda.

9. DIRITTO ALLA DISCONNESSIONE

Avere il Pc portatile sempre a portata di mano non vuol dire cogliere ogni momento della giornata per leggere le e-mail, rispondere e lavorare. Anche in smart working, come per il lavoro in sede, è importante preservare delle porzioni della giornata da dedicare esclusivamente a sé stessi e al privato. Di certo lo smart working introduce flessibilità in questa logica, ma all’interno di confini che è bene stabilire e rispettare per evitare tensioni o stanchezza eccessiva, che in ogni caso si ripercuoteranno sui risultati e sul raggiungimento degli obiettivi. A questo si collega direttamente il diritto alla disconnessione, alla possibilità cioè di non essere reperibili o obbligati a interagire fuori dai momenti della giornata in cui si lavora. Proprio la reperibilità e le regole dovrebbero essere stabilite con l’azienda in anticipo per evitare problemi.

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10. RIPOSO POMERIDIANO

Nello scandire i tempi della giornata lavorativa a casa, una delle possibilità abilitate dallo smart working è quella del riposo pomeridiano. Si tratta di una di quelle abitudini che spesso è impossibile mantenere in ufficio, ma che contribuiscono al benessere individuale e anche al rendimento ottimale di un dipendente. È importante però non abusare di questa possibilità e non sconvolgere i ritmi normali di una giornata prolungando questo momento di riposo oltre i 20 o 30 minuti, dopo i quali si rischia di “impigrirsi” senza ottenere in cambio nessun beneficio, allungando anzi inutilmente la giornata lavorativa.